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OPERAZIONI DI CHIUSURA E RIAPERTURA

Ratei e Risconti

Il programma rileva e genera in [Prima Nota] i movimenti di ratei e risconti di competenza dell’esercizio contabile sia di apertura che di chiusura.
Il periodo contabile viene proposto in automatico dal sistema (Parametri Contabili).
In [Setup applicazione], l’utente può inserire le causali contabili e i conti generici che saranno poi utilizzati nella registrazione dei ratei e risconti.
Con la pressione del Button [Elabora], il sistema carica a video (nella tabella sottostante) tutti i movimenti di Prima Nota in cui costi o ricavi sono registrati con un intervallo di date che sfora il periodo contabile indicato. Viene inoltre indicato il numero di giorni e l’importo di competenza dell’esercizio.
È stata introdotta [S6B6 SP13] la possibilità di modificare la data di fine periodo per ottenere il rilevamento dei ratei e risconti fino ad una certa data ed è stato inserito anche un nuovo flag per decidere il tipo di rilevazione che si sta facendo: apertura o chiusura. In base al tipo di operazione scelto, vengono selezionati solo i movimenti che interessano registrazioni di apertura o chiusura.
Da [S6B6 SP20], nella generazione dei movimenti di Prima Nota di un risconto, vengono assegnate la data di inizio e fine validità del movimento per rendere più leggibile la data di inizio e fine competenza su cui è stato calcolato il movimento.

Il Button [Genera Movimenti] inserisce in prima nota un movimento per tipologia; ratei attivi, risconti passivi etc. etc. vengono raggruppati in un unico movimento, anziché generare una registrazione per ogni fattura (cosa che avveniva prima della [S6B6 SP13]). Per ogni tipo (Ratei Attivi, Risconti Attivi, Ratei Passivi, Risconti Passivi) e possibile flaggare le CheckBox [Rileva operazioni in prima nota di transito] (per far sì che i Ratei e Risconti siano di Transito; molto utile nel caso di bilanci trimestrali o semestrali) e [Replica la descrizione della riga documento].

La generazione dei movimenti di Ratei e Risconti di Chiusura può essere effettuata in un qualsiasi momento precedente alle Operazioni di chiusura dello Stato Economico o dello Stato Patrimoniale; non deve assolutamente coincidere con l’inizio di tali procedure. Questa operazione DEVE essere effettuata nell’anno che deve essere chiuso.
Analogamente la generazione dei movimenti di Ratei e Risconti di Apertura può essere effettuata in un qualsiasi momento successivo alle Operazioni di Riapertura dello Stato Patrimoniale e deve essere effettuata nel nuovo anno contabile.

Note di Rilascio

Chiusura Conto Economico

Per operare il programma ha bisogno di conoscere su quale conto vanno registrati i saldi relativi a profitti e perdite. Inoltre sono modificabili la “Data dei movimenti” e la Descrizione operazioni.
È ovviamente opportuno che, durante questa fase, non vi siano altre postazioni di lavoro che operino sui dati amministrativi.
Comunque è possibile usare gli altri moduli di Stratega™ quali vendite, acquisti, magazzino, produzione ecc. a patto di non usare programmi che generino registrazioni contabili.
Durante l’elaborazione, attivata premendo il grosso Button [Elabora], nel riquadro In analisi viene riportato il conto in esame per fornire un’idea della velocità e del progresso dell’elaborazione stessa. Se questo riquadro si ferma è segno che qualcuno sta bloccando voci di Piano dei Conti e quindi l’elaborazione potrebbe essere falsata.

Note di Rilascio

Chiusura Stato Patrimoniale

Per operare il programma ha bisogno di conoscere su quale conto vanno registrati i saldi relativi alla chiusura patrimoniale. Inoltre sono modificabili la [Data dei Movimenti] e la [Descrizione Operazioni].
È ovviamente opportuno che, durante questa fase, non vi siano altre postazioni di lavoro che operino sui dati amministrativi. Comunque è possibile usare gli altri moduli di Stratega™ quali vendite, acquisti, magazzino, produzione ecc. a patto di non usare programmi che generino registrazioni contabili.
Durante l’elaborazione, attivata premendo il grosso Button [Elabora], nel riquadro In analisi viene riportato il conto in elaborazione per fornire un’idea della velocità dell’elaborazione e del relativo progredire. Se questo riquadro si ferma è segno che qualcuno sta bloccando voci di Piano dei Conti e quindi l’elaborazione potrebbe essere falsata.

Note di Rilascio

Apertura Stato Patrimoniale

Per operare il programma ha bisogno di conoscere su quale conto vanno effettuate le registrazioni relative al bilancio di apertura. Inoltre sono modificabili la [Data dei Movimenti] e la [Descrizione Operazioni].
È ovviamente opportuno che, durante questa fase, non vi siano altre postazioni di lavoro che operino sui dati amministrativi. Comunque è possibile usare gli altri moduli di Stratega™ quali vendite, acquisti, magazzino, produzione ecc. a patto di non usare programmi che generino registrazioni contabili.
Durante l’elaborazione, attivata premendo il grosso Button [Elabora], nel riquadro In analisi viene riportato il conto in elaborazione per fornire un’idea della velocità dell’elaborazione e del relativo progredire. Se questo riquadro si ferma è segno che qualcuno sta bloccando voci di Piano dei Conti e quindi l’elaborazione potrebbe essere falsata.
Al termine dell’elaborazione viene attivato il flag che segnala l’avvenuta apertura dello Stato Patrimoniale. Tale flag attivato evita a Stratega™ di dover esaminare registrazioni dell’esercizio precedente per compiere varie elaborazioni.

Note di Rilascio

Procedura di Chiusura Annuale

CONTROLLI E OPERAZIONI PRELIMINARI

  • Eseguire backup dei dati aziendali di Stratega™ prima di iniziare la presente procedura
  • Verificare che nelle causali di prima nota ne esista una sola impostata con segno su “apertura” (ricercare nelle causali di Prima Nota con il flag ‘apertura’ in “Causali di Prima Nota”)
  • Verificare che nelle causali di prima nota ne esista una sola impostata con segno su “chiusura” (come punto precedente ma con flag ‘chiusura’)
  • Nessuno deve lavorare sulla parte amministrativa: si possono inserire e/o modificare Ordini, DDT e Fatture del Ciclo Attivo e del Ciclo Passivo, utilizzare il magazzino o qualsiasi altro modulo di Stratega™, ma non deve assolutamente essere utilizzata la Prima Nota, la Prima Nota IVA, i Corrispettivi, le varie contabilizzazioni. È fortissimamente consigliato NON utilizzare nemmeno le interrogazioni (come Mastrino e Bilancio), a parte chi sta eseguendo la procedura di Chiusura e Riapertura.
  • Annotarsi i conti di PROFITTI E PERDITE, BILANCIO DI CHIUSURA, BILANCIO DI APERTURA.
  • Andare sull’ultimo anno contabile chiuso e annotarsi il movimento di rilevamento dell’utile (o della perdita) per la chiusura manuale del conto di PROFITTI E PERDITE. N.B. tipicamente, utilizzando i mastrini contabile, sarà l’ultimo movimento del conto PROFITTI E PERDITE.

I controlli sopra elencati sono importantissimi in quanto, sono condizione necessaria e sufficiente perché Dolphin possa intervenire nel caso di errata chiusura o altre richieste resesi necessarie dopo avere effettuato la presente procedura di chiusura e riapertura.

Eseguire le operazioni sotto indicate rispettando rigorosamente la sequenza numerica:

1) APRIRE Stratega™ NELL’ANNO DA CHIUDERE
2) VERIFICARE nella Prima Nota SE esistono movimenti con data > all’anno da chiudere e cancellare quelli inseriti per errore. Es. Chiudendo il 2019 è necessario controllare che non siano stati registrati movimenti del 2020 (di competenza 2020).
3) ALLINEAMENTO SALDI (serve a ricreare i totali per conto contabile nella tabella SALCON e si avvia da “Manutenzione sistema – Utility-Allineamento Saldi Contabili”
4) Da [S6B6 SP18] [STAMPA BILANCI ([Amministrazione] -> [Interrogazioni] -> [Bilancio]).
Eseguire una serie di stampe dei bilancini per verificare che sia tutto a posto:

a. ANALITICO – AGGIORNATO ALL’ULTIMA REGISTRAZIONE CONTABILE (si intende l’ultima data in cui si è fatta una registrazione);
b. RICALCOLATA DAL 01.01.XXXX AL XX.XX.XXXX (si intende l’ultima data indicata in una registrazione);
c. SINTETICO – AGGIORNATO ALL’ULTIMA REGISTRAZIONE CONTABILE (si intende l’ultima data in cui si è fatta una registrazione);
d. SINTETICO – RICALCOLATO DAL 01.01.XXXX AL XX.XX.XXXX (si intende l’ultima data indicata in una registrazione);

5) Fino [S6B6 SP17] STAMPA BILANCI. Eseguire una serie di stampe dei bilancini per verificare che sia tutto a posto:

a. ANALITICO – AGGIORNATO ALL’ULTIMA REGISTRAZIONE CONTABILE (si intende l’ultima data in cui si è fatta una registrazione). [Amministrazione]à[Interrogazioni]à[Bilancio Analitico];
b. RICALCOLATA DAL 01.01.XXXX AL XX.XX.XXXX (si intende l’ultima data indicata in una registrazione). [Amministrazione]à[Interrogazioni]à[Bilancio Analitico];
c. SINTETICO – AGGIORNATO ALL’ULTIMA REGISTRAZIONE CONTABILE (si intende l’ultima data in cui si è fatta una registrazione). [Amministrazione]à[Interrogazioni]à[Bilancio Sintetico];
d. SINTETICO – RICALCOLATO DAL 01.01.XXXX AL XX.XX.XXXX (si intende l’ultima data indicata in una registrazione). [Amministrazione] -> [Interrogazioni] -> [Bilancio Sintetico];

Le stampe del Bilancio Sintetico e del Bilancio Analitico devono dare lo stesso risultato.  In caso contrario sull’analitico si possono eventualmente individuare movimenti errati cambiando il periodo di stampa).

Se le stampe del punto 4 (o del punto 5) danno lo stesso risultato, procedere come di seguito rimanendo nell’anno da chiudere; in caso contrario SI DEVONO correggere gli eventuali errori e non si deve procedere oltre finché tutte le stampe di bilancio danno lo stesso risultato.

N.B. Si consiglia di stampare (o salvare in formato PDF) le stampe del Bilancio prima della chiusura.

6) OPERAZIONI DI CHIUSURA E RIAPERTURA ([Amministrazione]-[Operazioni di Chiusura e Riapertura]):

a. Eseguire la procedura [Chiusura Conto Economico] indicando il conto PROFITTI E PERDITE (vengono creati movimenti in prima nota automaticamente, per chiudere i conti dei costi/DARE e i conti dei ricavi/AVERE, che devono bilanciare).
b. Inserire un movimento di Prima Nota per rilevare l’utile o la perdita d’esercizio in modo da pareggiare il conto PROFITTI E PERDITE, utilizzando l’apposita causale di chiusura.
c. Eseguire la procedura [Chiusura Stato Patrimoniale] indicando il conto BILANCIO DI CHIUSURA
d. Verifica di chiusura: rieseguire le stampe del punto 4: la stampa di bilancio dell’anno chiuso, non deve evidenziare sbilanci.
Si raccomanda di NON ri-eseguire la procedura di allineamento saldi e passare immediatamente al punto successivo.
e. Cambiare esercizio sul NUOVO ANNO
f. Eseguire la procedura [Apertura Stato Patrimoniale] ([Amministrazione] à [Operazioni di Chiusura e Riapertura]) indicando il conto BILANCIO DI APERTURA
g. Eseguile l’allineamento dei saldi contabili ([Manutenzione Sistema] à [Utility] à [Allineamento Saldi Contabili])
h. Eseguire una verifica dei Parametri di Contabilità perché siano corretti ([Manutenzione Sistema] à [Parametri] à [Parametri Contabili].


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