Procedura

CONTROLLI E OPERAZIONI PRELIMINARI

• Eseguire backup dei dati aziendali di Stratega™ prima di iniziare la presente procedura
• Verificare che nelle causali di prima nota ne esista una sola impostata con segno su “apertura” (ricercare nelle causali di Prima Nota con il flag ‘apertura’ in “Causali di Prima Nota”)
• Verificare che nelle causali di prima nota ne esista una sola impostata con segno su “chiusura” (come punto precedente ma con flag ‘chiusura’)
• Nessuno deve lavorare sulla parte amministrativa: si possono inserire e/o modificare Ordini, DDT e Fatture del Ciclo Attivo e del Ciclo Passivo, utilizzare il magazzino o qualsiasi altro modulo di Stratega™, ma non deve assolutamente essere utilizzata la Prima Nota, la Prima Nota IVA, i Corrispettivi, le varie contabilizzazioni. È fortissimamente consigliato NON utilizzare nemmeno le interrogazioni (come Mastrino e Bilancio), a parte chi sta eseguendo la procedura di Chiusura e Riapertura.
• Annotarsi i conti di PROFITTI E PERDITE, BILANCIO DI CHIUSURA, BILANCIO DI APERTURA.
• Andare sull’ultimo anno contabile chiuso e annotarsi il movimento di rilevamento dell’utile (o della perdita) per la chiusura manuale del conto di PROFITTI E PERDITE. N.B. tipicamente, utilizzando i mastrini contabile, sarà l’ultimo movimento del conto PROFITTI E PERDITE.

I controlli sopra elencati sono importantissimi in quanto, sono condizione necessaria e sufficiente perché Dolphin possa intervenire nel caso di errata chiusura o altre richieste resesi necessarie dopo avere effettuato la presente procedura di chiusura e riapertura.

Eseguire le operazioni sotto indicate rispettando rigorosamente la sequenza numerica:

1) APRIRE Stratega™ NELL’ANNO DA CHIUDERE
2) VERIFICARE nella Prima Nota SE esistono movimenti con data > all’anno da chiudere e cancellare quelli inseriti per errore. Es. Chiudendo il 2019 è necessario controllare che non siano stati registrati movimenti del 2020 (di competenza 2020).
3) ALLINEAMENTO SALDI (serve a ricreare i totali per conto contabile nella tabella SALCON e si avvia da “Manutenzione sistema – Utility-Allineamento Saldi Contabili”
4) Da [S6B6 SP18] [STAMPA BILANCI ([Amministrazione] -> [Interrogazioni] -> [Bilancio]).
Eseguire una serie di stampe dei bilancini per verificare che sia tutto a posto:

a. ANALITICO – AGGIORNATO ALL’ULTIMA REGISTRAZIONE CONTABILE (si intende l’ultima data in cui si è fatta una registrazione);
b. RICALCOLATA DAL 01.01.XXXX AL XX.XX.XXXX (si intende l’ultima data indicata in una registrazione);
c. SINTETICO – AGGIORNATO ALL’ULTIMA REGISTRAZIONE CONTABILE (si intende l’ultima data in cui si è fatta una registrazione);
d. SINTETICO – RICALCOLATO DAL 01.01.XXXX AL XX.XX.XXXX (si intende l’ultima data indicata in una registrazione);

5) Fino [S6B6 SP17] STAMPA BILANCI. Eseguire una serie di stampe dei bilancini per verificare che sia tutto a posto:

a. ANALITICO – AGGIORNATO ALL’ULTIMA REGISTRAZIONE CONTABILE (si intende l’ultima data in cui si è fatta una registrazione). [Amministrazione]à[Interrogazioni]à[Bilancio Analitico];
b. RICALCOLATA DAL 01.01.XXXX AL XX.XX.XXXX (si intende l’ultima data indicata in una registrazione). [Amministrazione]à[Interrogazioni]à[Bilancio Analitico];
c. SINTETICO – AGGIORNATO ALL’ULTIMA REGISTRAZIONE CONTABILE (si intende l’ultima data in cui si è fatta una registrazione). [Amministrazione]à[Interrogazioni]à[Bilancio Sintetico];
d. SINTETICO – RICALCOLATO DAL 01.01.XXXX AL XX.XX.XXXX (si intende l’ultima data indicata in una registrazione). [Amministrazione] -> [Interrogazioni] -> [Bilancio Sintetico];

Le stampe del Bilancio Sintetico e del Bilancio Analitico devono dare lo stesso risultato.  In caso contrario sull’analitico si possono eventualmente individuare movimenti errati cambiando il periodo di stampa).

Se le stampe del punto 4 (o del punto 5) danno lo stesso risultato, procedere come di seguito rimanendo nell’anno da chiudere; in caso contrario SI DEVONO correggere gli eventuali errori e non si deve procedere oltre finché tutte le stampe di bilancio danno lo stesso risultato.

N.B. Si consiglia di stampare (o salvare in formato PDF) le stampe del Bilancio prima della chiusura.

6) OPERAZIONI DI CHIUSURA E RIAPERTURA ([Amministrazione]-[Operazioni di Chiusura e Riapertura]):

a. Eseguire la procedura [Chiusura Conto Economico] indicando il conto PROFITTI E PERDITE (vengono creati movimenti in prima nota automaticamente, per chiudere i conti dei costi/DARE e i conti dei ricavi/AVERE, che devono bilanciare).
b. Inserire un movimento di Prima Nota per rilevare l’utile o la perdita d’esercizio in modo da pareggiare il conto PROFITTI E PERDITE, utilizzando l’apposita causale di chiusura.
c. Eseguire la procedura [Chiusura Stato Patrimoniale] indicando il conto BILANCIO DI CHIUSURA
d. Verifica di chiusura: rieseguire le stampe del punto 4: la stampa di bilancio dell’anno chiuso, non deve evidenziare sbilanci.
Si raccomanda di NON ri-eseguire la procedura di allineamento saldi e passare immediatamente al punto successivo.
e. Cambiare esercizio sul NUOVO ANNO
f. Eseguire la procedura [Apertura Stato Patrimoniale] ([Amministrazione] à [Operazioni di Chiusura e Riapertura]) indicando il conto BILANCIO DI APERTURA
g. Eseguile l’allineamento dei saldi contabili ([Manutenzione Sistema] à [Utility] à [Allineamento Saldi Contabili])
h. Eseguire una verifica dei Parametri di Contabilità perché siano corretti ([Manutenzione Sistema] à [Parametri] à [Parametri Contabili].